skip to Main Content

Hogyan lehet jogszerű egy telefonhívás rögzítése?

A Dán Adatvédelmi Hatóság (Datatilsynet) 2020. november 25-én tette nyilvánossá iránymutatását, melyben leírja, milyen körülmények között és milyen szabályok betartásával lehet szerintük jogszerű egy telefonhívás rögzítése. Nem ez az első alkalom, hogy a Hatóság valamilyen, a mindennapokban sűrűn előforduló adatkezeléssel foglalkozik részletesem; nemrég azt szorgalmazták, hogy széleskörűen tegyék kötelezővé az adatáttovábbítások titkosítását.

Rögzítés dokumentációs céllal

Az előszóban a Hatóság megjegyzi, hogy az adatkezelőknek számos motivációja lehet arra vonatkozóan, hogy a társasági tagokkal vagy ügyfelekkel folytatott hívásokat rögzítsen. Ennek oka lehet az, hogy egyszerűen dokumentálni akarja, mi hangzott el egy beszélgetés során, esetleg munkatársak oktatására akarja felhasználni azt. Bármi is legyen azonban a rögzítés célja, az adatkezelés szabályainak meghatározásakor figyelemmel kell lenni a GDPR előírásaira.

Jogalap

Amennyiben a telefonhívás rögzítése nem jogszabályi kötelezettség, az adatkezelés elsősorban az érintett hozzájárulásán vagy jogos érdeken alapulhat. Az adatkezelőnek elsősorban azt kell vizsgálnia, hogy szükséges-e a telefonhívás rögzítése, vagy a kívánt cél elérhető enyhébb eszközökkel is. Ezzel kapcsolatban az adatkezelőnek figyelembe kell azt is vennie, hogy a telefonhívás során elhangzanak-e majd különleges adatok, hisz ebben az esetben az ezek kezelésére vonatkozó kivételek közül is fenn kell állnia valamelyiknek. Ilyenkor persze nem elsősorban arra kell felkészülni, hogy egy beszélgetés során elhangzik “véletlenül” egy-egy különleges adat, hanem elsősorban akkor kell a GDPR 9. cikk szerinti kivétellel is rendelkezni, ha a beszélgetés célja olyan különleges adatok megszerzése, melyek az adatkezelő által a jövőben valamilyen célból kezelésre is fognak kerülni.

Bár gyakorlatban a beszélgetések rögzítésének számos oka lehet, a Hatóság szerint ez általánosságban elsősorban akkor történhet, ha az adatkezelőnek jogos érdeke a beszélgetésben elhangzottak dokumentálása, és a gyakorlatban ez nem teljesülhet máshogy, mint a telefonhívás rögzítésével, vagy ha ezeket a beszélgetéseket pl. a sales tevékenysége javítására kívánja felhasználni.

Tipikusan ide tartoznak a telefonbeszélgetések során találkozók szervezése, megállapodások kötése, joghatással járó tájékoztatások adása, ugyanis várhatóan, a folyamat későbbi lépéseiben ezek az adatok amúgy is kezelésre kerültek volna. Figyelemmel kell lenni azonban ilyenkor is, hogy minden adat csak akkor kerüljön kezelésre, amikor valóban szükséges. Egy ingatlan adásvételi ajánlatban például nem szükséges minden olyan adat kezelése, mely már a szerződés érvényességi feltétele (személyi szám).

Szintén érdemes megjegyezni, hogy az adatkezelő nem minden esetben tudhatja előre, hogy a beszélgetés tartalmaz-e majd olyan részeket, melynek dokumentálása érdekében a hívásban elhangzottakat valóban rögzítenie kell. Továbbá azt is figyelembe kell venni, hogy az adatok rögzítésére van-e más, gyakorlati nehézségek nélkül kivitelezhető módszer.

A Datatilsynet azon az állásponton van, hogy hozzájárulás nélkül rögzíthetők azok a beszélgetések, ahol az adatkezelő bizonyítani tudja, hogy a beszélgetés tartalmának dokumentációja más módon nem lett volna lehetséges, és a telefonhívás rögzítése valóban fontos és létező, jogszerű érdeke az adatkezelőnek.

Amennyiben a fentebb leírt feltételek nem teljesülnek, az adatkezelőnek szükséges megszereznie az érintett hozzájárulását a GDPR-ban meghatározott módon. Ennek a hozzájárulásnak tájékoztatáson alapulónak, tevőlegesnek és egyértelműnek kell lennie, tehát a hozzájárulás nem történhet „hallgatás-beleegyezés” alapon, vagy az érintett tétlensége által. Az érintettnek tehát például szóban vagy egy telefongomb lenyomásával kell jeleznie egyértelmű hozzájárulását.

Adatkezelés időtartama

Az adatok tárolásakor – különösen, ha azok nagy számban és nem az érintettek hozzájárulása alapján kerülnek rögzítésre – fontos odafigyelni rá, hogy az adatkezelés megfeleljen az adattakarékosság és a korlátozott tárolhatóság elveinek, tehát ne történjen szükségtelen adatfelhalmozás.

A Hatóság álláspontja, hogy az adatkezelőknek, akik dokumentációs céllal rögzítenek beszélgetéseket, be kell vezetniük egy általánosan meghatározott tárolási időtartamot, melynek lejártával minden felvételt törölnek, melyek megtartása nem szükséges. Ez történhet például egy automatikus rendszer használatával.

Az érintettek jogai

Az adatkezelőknek kötelességük biztosítani, hogy az érintettek az adatkezeléssel kapcsolatos jogaikat gyakorolni tudják (pl. hozzáférési jog). Ez a telefonbeszélgetéseket rögzítő adatkezelők esetében sincs máshogy, ezért rendelkezniük kell egy olyan rendszerrel, melynek alapján az érintettek könnyen azonosítani tudják a hívásaikat, ezáltal betekintést nyerhetnek a velük kapcsolatosan kezelt adatokba. Ezt a legegyszerűbben úgy szokták megoldani, hogy egyedi azonosítót adnak minden hívásnak, illetve a hívásokhoz használt telefonszámot is mentik, így viszonylag egyszerűen kereshetővé válnak a felvételek.

Ezen kívül az adatkezelőknek tájékoztatási kötelezettségük is van, melynek ki kell terjednie többek között az adatkezelés céljára, jogalapjára stb. A Hatóság nem tartja életszerűnek, hogy telefonbeszélgetések esetében minden ilyen információ elmondásra kerüljön, helyette azt javasolja, hogy csak a lényeges tudnivalókat közöljék, illetve adjanak egy egyszerű online elérhetőséget a társaság weboldalára, ahol további információ érhető el. Csupán egy általános adatvédelmi tájékoztatóra való hivatkozás nem elegendő, annak a konkrét adatkezelésre kell vonatkoznia.

Telefonívás rögzítése oktatási célokra

Az adatkezelő dönthet úgy, hogy a telefonhívásokat oktatási célokból rögzíti. Ez történhet a dokumentációs célú rögzítéssel együtt, vagy attól különállóan. Ilyen esetben is fontos, hogy az adatkezelés valóban megtörténjen, tehát a rögzített felvételek általánosságban valóban kerüljenek újra meghallgatásra, és valóban használják fel őket ebből a célból.

Jogalap

A Hatóság álláspontja szerint ilyen esetben a rögzítés jogalapja az érintett hozzájárulása lehet, különös tekintettel arra, hogy az adatkezelő jogos érdeke arra, hogy a munkavállalóit oktassa, általánosságban nem minősül megfelelő jogos érdeknek az adatkezelésre.

A Datatilsynet nem zárja ki annak a lehetőségét, hogy lehetnek olyan helyzetek, amikor lehetséges telefonbeszélgetések hozzájárulás nélküli rögzítése oktatási célokból is. Ez olyan esetekben fordulhat elő, amikor feltételezhető, hogy az érintettnek is érdekében áll az adatkezelés. Ilyen lehet például egy segélyhívó szolgálat telefonhívásainak rögzítése, ahol az érintett számára is alapvető fontossággal bír a „szolgáltatás minőségének” javítása. Ehhez szükséges hozzáfűzni, hogy a magyar jogszabályi környezetben ilyen adatkezelésre nűelvi szinten sincs lehetőség, ugyanis itthon a GDPR 6. cikk (1) bekezdés e) pontja szerinti jogalapon tud az adatkezelés megvalósulni.

Tárolás

Függetlenül a tárolás céljától, az adatkezelőnek meg kell bizonyosodnia arról, hogy nem történik szükségtelen adatkezelés, illetve, a saját maga által meghatározott adatkezelési időket is szükséges betartani. Ezen felül természetesen alapvető fontosságú a megfelel adatbiztonság biztosítása.

Érintettek jogai

Az érintettnek ebben az esetben is biztosítania kell minden érintetti jog gyakorlását.

Back To Top